ABESY GmbH Analoge und digitale Dokumenten- und Datenaarchivierung Abesy News
Leistungsportfolio von ABESY GmbH - analoge und digitale Dokumenten- und Datenarchivierung
Unsere Leistungen im Einzelnen:
Datenschutz ist bei ABESY oberstes Gebot. Wir sind uns dieser Verantwortung bewusst und beachten die Vorschriften des Bundes-Daten-Schutz-Gesetzes (BDSG). Wir haben einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten und alle unsere Mitarbeiter sind gemäß BDSG der Verschwiegenheit verpflichtet. Unsere Firewall- und Zugangssysteme entsprechen hohen Sicherheitsstandards und gewähren optimale Datensicherheit.
Transport
Unsere Dienstleistung beginnt mit der Übernahme der zur Verarbeitung bereitgestellten Dokumente. Unser hauseigener Kurierdienst bietet Ihnen einen bequemen und zuverlässigen Abhol- und Lieferservice.
Vorbereiten
Nach der Wareneingangskontrolle werden die Dokumente zum Scannen aufbereitet. Dazu zählt, das Entnehmen aus Ordnern / Hängemappen, das Entklammern, das Sortieren, die Paginierung oder das Einlegen von Trennblättern. Auf Wunsch kann nach der Digitalisierung die Rücksortierung der Unterlagen zur externen Akteneinlagerung erfolgen.
Scannen
Der ABESY-Scanservice digitalisiert alle Ihre Dokumente und Belege, von der Größe einer Visitenkarte bis zum DIN A0-Format und größer.
Zusätzlich zu Akten, Plänen, lose Blattsammlungen, Personalakten, dem Posteingang und kompletten Altarchiven digitalisieren wir auch Ihre analogen Altdaten (Mikrofilm, Jackets, Fiche, Dias udgl.) und auf unseren Buchscannern Bücher, Zeitungen, Zeitschriften mit bis zu 600 dpi.
Wir digitalisieren in Color, Grauwerten und bitonal und speichern die elektronisch erzeugten Daten in dem von Ihnen geforderten Formaten (TIFF, JPEG, PDF, PDF-A) ab. Digitale Dokumenten- und Datenarchivierung soll Ihnen ermöglichen, Informationen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg kontrolliert und einfach zu verwalten.
Zur Langzeitarchivierung und auch zur Erfüllung der Kriterien für die Managerhaftung bieten wir Ihnen das Hybrid-Scannen an. Die elektronisch erzeugten Daten werden zusätzlich im Laser-Tape-Verfahren auf Mikrofilm gespeichert, was eine langjährige Archivierung gewährleistet.
Erfassen
Zum Scanservice zählt auch die Auswertung der digitalisierten Dokumente / Vorgänge. Dies erfolgt entweder durch manuelles erfassen von Daten vom Vorgangsbeleg oder durch elektronische Auswertung (OCR-/ICR-Erfassung). Mit spezieller Software ist auch ein automatisches auswerten, klassifizieren und extrahieren möglich. Nach der Datenauswertung erfolgt eine Datenprüfung mit Datenabgleich.
Archivieren
Die konvertierten Dokumente und Indexdaten stellen wir Ihnen entweder online auf unseren Servern oder auf externen Datenträgern zur Verfügung.
Datenvernichtung
ABESY – Ihr zuverlässiger Partner rund um das Dokument – bietet Ihnen bei der Vernichtung Ihrer Akten und Datenträger garantierte Sicherheit vom ersten bis zum letzten Schritt. Über eine Partnerfirma können wir Ihnen eine mobile oder stationäre Vernichtung Ihrer Dokumente und Daten, gemäß Sicherheitsstufe IV nach den Vorschriften des BDSG anbieten. Nach Abschluss der Datenvernichtung erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat.
Akteneinlagerung
ABESY bietet Ihnen auch die externe Akteneinlagerung an. In einem Rundum-Sorglos-Paket übernehmen wir die komplette Logistik für eine Archivräumung oder für die Umlagerung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten in das Hochsicherheitsarchiv. Projektablauf, Projektzeitplan sowie die Betriebsmodalitäten werden von einem erfahrenen Team vor dem Start der Umlagerung durchgeführt und abgestimmt. Jede Akte, jedes Dokument oder Schriftguteinheit erhält eine eindeutige, einmalige Kennzeichnung, die im Archivsystem mit dem Lagerplatz verknüpft ist. Auf Anforderung, bei Abruf stellen wir Ihnen in unserem On-Demand-Service die gewünschten Unterlagen in dem festgelegten Zeitraum entweder digital, per Fax oder im Original zur Verfügung.
Digitaldruck
Dank modernster Technik ist heute Digitaldruck mit guter Qualität möglich. ABESY druckt in schwarz/weiß und color auf den unterschiedlichsten Papieren, von 60 g/qm bis 300g/qm Schulungsunterlagen, Seminarunterlagen, Preislisten udgl. und konfektionieren die gedruckten Unterlagen in Ordnern oder Mappen.
Barcodedruck
Für die Erfassung von Betriebsdaten konzipieren wir Lösungen, die speziell an die Kundenbedürfnisse angepasst sind. Im Thermodirektdruckverfahren bedrucken wir auch Etiketten für die vielfältigsten Einsatzbereiche.